Accordo sul trattamento dei dati
Ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) · Versione 2026-10 · in vigore dal 10 ottobre 2026
In breve. I dati dei clienti che la tua struttura inserisce in Vetroom sono della struttura. AF&B li conserva e li elabora solo per farti usare il servizio, li tiene in Europa, li protegge e non li usa per nient'altro. L'amministratore della struttura accetta questo accordo dentro Vetroom, per conto della struttura.
1. Le parti
Titolare del trattamento: la struttura o il professionista veterinario che usa Vetroom ("la struttura"), rappresentata dall'amministratore che accetta l'accordo nell'app. I suoi dati sono quelli indicati nelle impostazioni della struttura.
Responsabile del trattamento: AF&B S.r.l.s., Via Mario Ugo Guattari 48, 00173 Roma (RM), P.IVA 13698751008, PEC afebsrls@pec.it, email info@vetroom.it ("AF&B").
L'accordo fa parte dei Termini di servizio e dura finché la struttura usa Vetroom, più il tempo necessario a cancellare i dati come previsto al punto 11.
2. Che cosa tratta AF&B per conto della struttura
| Finalità | Fornire Vetroom: archiviare e mostrare anagrafiche, animali, visite, referti, moduli, documenti, agenda e prenotazioni, incassi e fatture; scambiare messaggi e documenti con i proprietari tramite FurrFinder; trasmettere al Sistema Tessera Sanitaria i dati di spesa quando la struttura lo chiede; fare copie di sicurezza; dare assistenza. |
|---|---|
| Operazioni | Raccolta tramite l'app, registrazione, conservazione, consultazione, modifica, trasmissione su richiesta della struttura, copia di sicurezza, cancellazione. |
| Interessati | Clienti della struttura (proprietari degli animali) e altre persone indicate nelle schede; collaboratori della struttura per i dati che li riguardano nell'archivio della struttura. |
| Tipi di dati | Dati anagrafici e di contatto, codice fiscale, dati degli animali e della loro storia clinica, appuntamenti, messaggi, documenti e foto caricati, dati di fatturazione e pagamento (non i dati delle carte), esiti degli invii al Sistema TS. |
| Dati particolari | Il servizio non è pensato per dati sanitari delle persone o altre categorie particolari (art. 9 GDPR): la struttura non deve inserirli, salvo quanto strettamente necessario. |
3. Istruzioni della struttura
AF&B tratta i dati solo secondo le istruzioni della struttura, che sono quelle date con l'uso delle funzioni di Vetroom e con questo accordo, o per iscritto a info@vetroom.it. Se un'istruzione le sembra contraria alla legge, AF&B lo segnala subito. AF&B non usa i dati della struttura per scopi propri, non li vende e non li usa per pubblicità, profilazione o per addestrare sistemi di intelligenza artificiale. Può usare soltanto dati aggregati e anonimi sul funzionamento del servizio (per esempio quante visite vengono registrate) per migliorarlo.
4. Riservatezza
Possono accedere ai dati solo le persone autorizzate da AF&B che ne hanno bisogno per assistenza, sicurezza o manutenzione, vincolate alla riservatezza. Ogni accesso del personale di AF&B alle conversazioni e ai dati della struttura viene registrato con data, operatore e oggetto.
5. Sicurezza
AF&B adotta le misure tecniche e organizzative dell'Allegato 2, adeguate al rischio (art. 32 GDPR), e le aggiorna con l'evoluzione del servizio senza ridurne il livello complessivo.
6. Sub-responsabili
La struttura autorizza AF&B ad avvalersi dei sub-responsabili dell'Allegato 1. AF&B impone loro obblighi di protezione dei dati equivalenti a questi e ne risponde verso la struttura. Prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile, AF&B aggiorna questa pagina e lo comunica alle strutture con almeno 30 giorni di anticipo, tramite Vetroom o email; se la struttura ha un motivo fondato per opporsi e non si trova una soluzione, può recedere scaricando prima i propri dati.
7. Dati fuori dall'Unione Europea
I dati della struttura sono conservati su server nell'Unione Europea. Alcuni fornitori sono società con sede negli Stati Uniti: per loro valgono la decisione di adeguatezza UE–USA (EU-US Data Privacy Framework) per chi vi aderisce e le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea. Le copie di sicurezza affidate a GitHub sono cifrate prima dell'invio con una chiave che possiede solo AF&B.
8. Richieste degli interessati
Se un cliente della struttura chiede di esercitare i propri diritti (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità e gli altri), la struttura risponde usando le funzioni di Vetroom (modifica, esportazione, eliminazione). Se la richiesta arriva ad AF&B, la inoltriamo alla struttura senza rispondere nel merito e la aiutiamo, se serve, per quanto possibile.
9. Violazioni dei dati
Se AF&B viene a conoscenza di una violazione che riguarda i dati della struttura, la informa senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore, tramite Vetroom e all'email dell'amministratore, indicando quello che sa: che cosa è successo, quali dati e quante persone sono coinvolti, le conseguenze probabili e le misure prese. Le informazioni mancanti arrivano appena disponibili. Spetta alla struttura, come titolare, valutare e fare la notifica al Garante entro 72 ore e l'eventuale comunicazione ai clienti; AF&B la aiuta.
10. Altra assistenza
Su richiesta, AF&B fornisce alla struttura le informazioni sul servizio che le servono per una valutazione d'impatto o per una consultazione del Garante (artt. 35–36 GDPR).
11. Fine del trattamento
La struttura può scaricare in qualsiasi momento una copia completa dei propri dati (Opzioni → Backup). Quando la struttura viene eliminata, AF&B cancella i suoi dati dal servizio; le copie di sicurezza che li contengono si cancellano automaticamente entro 30 giorni. Restano solo i dati che la legge obbliga AF&B a conservare e il registro delle attività tecniche, che non contiene contenuti clinici, per il tempo indicato nell'informativa privacy.
12. Informazioni e verifiche
AF&B mette a disposizione della struttura le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo. La struttura può chiedere una verifica, anche tramite un incaricato vincolato alla riservatezza, con 30 giorni di preavviso, a proprie spese e non più di una volta l'anno, salvo dopo una violazione dei dati o su richiesta del Garante. Di regola la verifica si fa sulla documentazione.
13. Quando AF&B è titolare autonomo
AF&B tratta come titolare autonomo, secondo l'informativa privacy: gli account degli utenti (veterinari, collaboratori e proprietari), il registro delle attività e degli errori tecnici, le comunicazioni con gli utenti e i dati che i proprietari inseriscono da soli in FurrFinder.
14. Altre condizioni
Ciascuna parte risponde dei danni secondo l'art. 82 GDPR. Per il resto valgono i Termini di servizio; in caso di contrasto, sulla protezione dei dati prevale questo accordo. Le modifiche seguono l'art. 12 dei Termini e vengono accettate dall'amministratore della struttura al primo accesso successivo.
Allegato 1 – Sub-responsabili autorizzati
| Fornitore | Che cosa fa | Dove sono i dati |
|---|---|---|
| Supabase Inc. (USA) | Database, archivio dei file, autenticazione e funzioni server (per esempio l'invio al Sistema TS) | Unione Europea (Francoforte, Germania). Clausole contrattuali tipo |
| GitHub Inc. (USA) | Conservazione delle copie di sicurezza, cifrate prima dell'invio; GitHub non può leggerle | Stati Uniti e altre sedi. Data Privacy Framework e clausole contrattuali tipo |
| Servizi di notifica dei browser (Google, Apple, Mozilla, Microsoft) | Solo se il proprietario attiva le notifiche di FurrFinder: recapitano l'avviso sul suo dispositivo; il contenuto viaggia cifrato | Variabile secondo il dispositivo. Data Privacy Framework |
Il sito vetroom.it è ospitato da Aruba S.p.A. (Italia), che fornisce soltanto le pagine dell'app: i dati della struttura non transitano né vengono conservati sui suoi server. L'accesso con Google è gestito da Google come titolare autonomo per il proprio servizio di autenticazione.
Allegato 2 – Misure di sicurezza
- Accesso: solo con account Google; nessuna password conservata da Vetroom; sessioni con scadenza.
- Separazione dei dati: regole nel database (row-level security) che permettono a ogni utente di vedere solo i dati della propria struttura o i propri, secondo il ruolo (amministratore, veterinario, segreteria) e le condivisioni decise dal proprietario.
- Trasmissione e conservazione: collegamenti cifrati (HTTPS con HSTS); database e file su server nell'UE con cifratura dei dischi del fornitore.
- Copie di sicurezza: copie giornaliere cifrate con chiave in possesso esclusivo di AF&B, conservate 30 giorni; esportazione completa sempre disponibile alla struttura.
- Sistema Tessera Sanitaria: le credenziali si inseriscono al momento dell'invio e non vengono conservate.
- Tracciabilità: registro delle attività (senza contenuti clinici né testo dei messaggi), conservato 13 mesi; registrazione di ogni accesso del personale di AF&B alle conversazioni.
- Protezione dei referti: le visite con referto definitivo non si possono modificare né eliminare singolarmente.
- Organizzazione: accesso alle funzioni di amministrazione della piattaforma riservato al personale autorizzato; procedura scritta per la gestione delle violazioni; aggiornamento regolare dei componenti software.
Allegato 3 – Modello di informativa per i clienti della struttura
Come titolare, la struttura deve informare i propri clienti. Puoi usare questo testo: completalo con i tuoi dati, poi esponilo in sala d'attesa, consegnalo al cliente o inseriscilo nei tuoi moduli. Adattalo se la tua struttura tratta i dati anche per altri scopi.
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (art. 13 Regolamento UE 2016/679) Titolare del trattamento: [nome della struttura o del veterinario], [indirizzo], [email o telefono]. Quali dati: i suoi dati anagrafici e di contatto, il codice fiscale, i dati dei suoi animali e delle prestazioni veterinarie, i dati di fatturazione e pagamento. Perché: per eseguire le prestazioni veterinarie e gestire gli appuntamenti (esecuzione del contratto); per adempiere agli obblighi di legge fiscali, sanitari e professionali, compresa la trasmissione delle spese veterinarie al Sistema Tessera Sanitaria per la dichiarazione dei redditi precompilata (obbligo di legge); per inviarle promemoria di vaccini e controlli dei suoi animali (legittimo interesse; può chiederci in ogni momento di non riceverli). Opposizione al Sistema Tessera Sanitaria: può chiedere che i dati della spesa non vengano trasmessi, dicendolo al momento del pagamento. Come: con il gestionale Vetroom, fornito da AF&B S.r.l.s. (Roma), che tratta i dati per nostro conto come responsabile del trattamento, su server nell'Unione Europea. Se usa l'app FurrFinder, decide lei se condividere con noi il libretto dei suoi animali. Per quanto tempo: i documenti fiscali per 10 anni come previsto dalla legge; la documentazione clinica per il tempo necessario alla cura degli animali e agli obblighi professionali; i dati di contatto finché è nostro cliente. A chi li comunichiamo: Agenzia delle Entrate e Sistema Tessera Sanitaria, consulenti fiscali, autorità sanitarie quando previsto dalla legge. Non li vendiamo e non li usiamo per pubblicità di terzi. I suoi diritti: può chiederci di accedere ai suoi dati, correggerli, cancellarli quando non dobbiamo più conservarli, limitarne il trattamento, opporsi e riceverli in formato leggibile, scrivendo a [email]. Può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it). Conferimento: i dati necessari alle prestazioni e alla fatturazione sono obbligatori; senza di essi non possiamo fornirle il servizio.