Fatture veterinarie e Cassa: dalla visita all'incasso
In Vetroom la fattura nasce dalla visita: cliente, animale e prestazioni sono già lì. Contributo ENPAV, IVA e bollo li calcola il gestionale, la numerazione non ha mai buchi e i dati per il Sistema Tessera Sanitaria sono pronti da inviare.
1. La prima volta: dati fiscali, regime e numerazione
Si fa una volta sola, da Cassa → Impostazioni. Può farlo solo l'amministratore della clinica.
- Chi emette le fatture: intestazione, partita IVA, codice fiscale, indirizzo e iscrizione all'Ordine. Vetroom controlla partita IVA e codice fiscale mentre li scrivi. Il codice fiscale deve essere quello con cui accedi al Sistema Tessera Sanitaria.
- Regime fiscale: ordinario (con IVA) o forfettario (senza IVA). Nel forfettario Vetroom aggiunge in fattura la dicitura di legge e il bollo da 2 € quando serve.
- Contributo integrativo ENPAV: di serie al 2% sulle prestazioni e non sui farmaci. Puoi cambiare la percentuale o spegnerlo.
- Numerazione: riparte da 1 ogni anno. Se quest'anno hai già emesso fatture con un altro programma o a mano, indica l'ultimo numero usato: Vetroom prosegue da lì, senza buchi né doppioni. Si può fare solo prima della prima fattura emessa con Vetroom.
Chi fattura: clinica, società o veterinario a nome proprio
Come si fattura lo decide l'amministratore della struttura, in Cassa → Impostazioni, scegliendo il modello: Fattura la struttura, Ognuno a nome proprio oppure Misto (di serie fattura la struttura, e l'amministratore abilita i singoli veterinari, anche dalla pagina Team). I veterinari seguono: chi non è abilitato non vede nemmeno la scelta. I casi tipici sono tre:
| Situazione | Cosa impostare | Sistema TS |
|---|---|---|
| Veterinario titolare con la sua partita IVA, eventualmente con collaboratori | I dati della clinica = i dati del titolare. Tutti fatturano con quelli. | Acceso: invia il titolare. |
| Società (S.r.l., S.t.p.) con veterinari dipendenti o collaboratori, anche forfettari | I dati della clinica = ragione sociale, partita IVA e codice fiscale della società, regime della società. Il collaboratore fattura al cliente con i dati della società: il suo regime personale qui non conta. | Le società non sono obbligate. Se il legale rappresentante è un veterinario può inviare lui: lascia acceso. Se non è un veterinario, la società non può registrarsi al Sistema TS: spegni l'interruttore. |
| Studio condiviso: ogni veterinario fattura ai suoi clienti con la sua partita IVA | L'amministratore sceglie Ognuno a nome proprio (o Misto, abilitando chi serve). Poi ogni veterinario preme “Aggiungi i miei dati: fatturo a nome mio” e inserisce i suoi dati e il suo regime (anche forfettario). | Ognuno invia le sue fatture, con le sue credenziali. |
Ogni intestatario ha la sua numerazione, che riparte da 1 ogni anno. In fattura, se gli intestatari sono più di uno, compare il campo Chi fattura: di serie propone i tuoi dati personali, se li hai, altrimenti quelli della clinica. I dati personali di un veterinario li possono usare lui, l'amministratore e la segreteria; gli altri colleghi no. Se l'amministratore toglie l'abilitazione, le fatture già emesse restano com'erano.
2. Il listino delle prestazioni
Sempre in Impostazioni, sezione Listino, aggiungi le voci che usi più spesso: visita clinica, vaccinazione, microchip, controllo, farmaci che cedi. Per ognuna indichi il prezzo senza IVA e senza contributo e il tipo:
- Prestazione: IVA 22% e contributo ENPAV di serie;
- Farmaco: IVA 10% e niente contributo di serie;
- Altro: per le voci che non sono né l'una né l'altra.
In fattura le voci del listino si aggiungono con un tocco, e restano modificabili riga per riga.
3. Emettere una fattura
Le strade sono due: da Cassa → Nuova fattura, oppure dal pulsante Incassa in fondo alla visita, che apre la fattura già compilata con cliente, animale e visita.
- Cliente: cercalo fra i tuoi proprietari (per cognome, telefono o nome dell'animale) e i dati si compilano da soli. Controlla il codice fiscale: serve per il Sistema TS, e se mancava nella scheda del proprietario Vetroom ce lo salva.
- Righe: aggiungi prestazioni e farmaci dal listino o scrivili a mano. Per ogni riga scegli il tipo e, nel regime ordinario, l'aliquota IVA.
- Pagamento: contanti, carta o bancomat, bonifico, assegno, altro pagamento tracciabile, oppure “Non ancora pagata”.
- Controlla il riepilogo a destra: imponibile, contributo ENPAV, IVA, bollo e totale si aggiornano mentre scrivi.
- Premi Emetti fattura. Vetroom ti mostra numero, cliente e totale definitivi: confermi e la fattura è emessa.
4. Dopo l'emissione: PDF, invio, incasso
- Scarica PDF: la fattura con i tuoi dati, il logo della clinica e tutte le diciture necessarie.
- Invia al cliente: dal telefono si apre la condivisione (WhatsApp, email…); dal computer il PDF si scarica e si apre l'email già scritta.
- Registra incasso: per le fatture “da incassare”, quando arriva il pagamento. Solo da quel momento la fattura può andare al Sistema TS.
- Sistema Tessera Sanitaria: ogni fattura mostra il suo stato. L'invio si fa dalla Cassa, vedi la guida all'invio al Sistema TS.
5. Correggere una fattura: lo storno
Una fattura emessa non si modifica e non si cancella: è un documento fiscale. Se c'è un errore, apri la fattura e premi Storna con nota di credito, scrivi il motivo e conferma. Vetroom emette una nota di credito per l'intero importo (numerata a parte, per esempio NC1/2026), segna la fattura come stornata e la lascia in archivio. Poi emetti la fattura corretta.
Per il Sistema TS non devi fare niente: se la fattura non era ancora stata inviata non parte più, se era già stata accolta la nota di credito parte come rimborso con il prossimo invio.
6. La Cassa e l'esportazione per il commercialista
La pagina Cassa mostra per oggi, il mese, l'anno o tutto il periodo: quanto hai incassato (diviso per metodo di pagamento), le fatture emesse, quanto resta da incassare, le note di credito e quante fatture sono da inviare al Sistema TS. Le righe con il bordo arancione sono da incassare, quelle barrate sono stornate.
Esporta per il commercialista scarica un file che si apre direttamente in Excel: un documento per riga, con imponibile, contributo ENPAV, IVA divisa per aliquota, bollo, totale, data e metodo di pagamento, stato del Sistema TS.
I compensi dei collaboratori
In fattura c'è il campo Prestazione eseguita da: di serie è il veterinario che ha fatto la visita, e si può cambiare. Da Cassa → Compensi vedi, per ogni veterinario e per il periodo che scegli (questo mese, il mese scorso, l'anno o date a piacere):
- le visite fatte e i referti resi definitivi;
- le fatture attribuite e il loro imponibile (prestazioni e farmaci, senza IVA, contributo e bollo), meno le note di credito;
- un compenso stimato, se inserisci la percentuale concordata: è solo un aiuto al calcolo, fa fede l'accordo con il collaboratore;
- il dettaglio delle singole fatture, esportabile per Excel, da girare al collaboratore o al commercialista.
L'amministratore vede tutti i veterinari; ogni veterinario vede solo i propri numeri.
7. Perché PDF e non fattura elettronica
Per le prestazioni veterinarie a clienti privati, i cui dati vanno al Sistema Tessera Sanitaria, la legge vieta di emettere la fattura elettronica tramite SdI: dal 2025 il divieto è diventato permanente. La fattura si emette quindi come documento “tradizionale”, che Vetroom produce in PDF, e i dati della spesa vanno al Sistema TS.
La fattura elettronica resta obbligatoria per aziende, enti e altri titolari di partita IVA. Vetroom per ora non la gestisce: se inserisci una partita IVA al posto del codice fiscale ti avvisa invece di emettere una fattura non valida.
Domande frequenti
Posso modificare una fattura già emessa?
No: una fattura emessa è un documento fiscale. Si storna con una nota di credito e si emette quella corretta.
La numerazione può avere buchi o doppioni?
No. Il numero lo assegna il database, uno per anno, al momento dell'emissione: due persone che emettono nello stesso istante ottengono numeri diversi e consecutivi.
Posso fare una fattura a un'azienda o a un ente?
Non ancora: per loro serve la fattura elettronica tramite SdI, che Vetroom per ora non gestisce. Vetroom ti avvisa se inserisci una partita IVA.
Il cliente non ha pagato subito: cosa faccio?
Scegli “Non ancora pagata”. La fattura resta da incassare (bordo arancione in Cassa); quando paga apri la fattura e premi Registra incasso.
Funziona anche in regime forfettario?
Sì: niente IVA, dicitura di legge in fattura e bollo da 2 € aggiunto da solo quando la parte senza IVA supera 77,47 €.
Chi del team può fare le fatture?
Tutti i membri attivi possono emettere fatture e registrare incassi. Stornare spetta a veterinari e amministratore. I dati fiscali della clinica li cambia solo l'amministratore; i propri dati personali li cambia ogni veterinario.
Lavoro come collaboratore in una clinica che è una società: con quali dati fatturo?
Al cliente fattura la società, quindi si usano i dati della clinica: il tuo regime personale (per esempio forfettario) non conta. Il tuo compenso lo fatturi poi alla società con fattura elettronica; il riepilogo lo trovi in Cassa → Compensi.
Nello stesso studio ognuno fattura con la propria partita IVA: si può?
Sì: ogni veterinario aggiunge i suoi dati in Cassa → Impostazioni. Ognuno ha la sua numerazione e il suo regime, e in fattura si sceglie chi fattura.