Software veterinario: cosa deve fare e come sceglierlo
Software, programma o gestionale veterinario: le funzioni indispensabili, le differenze tra cloud e programma installato, come confrontare i costi e le 10 domande da fare prima di scegliere, per ambulatori, cliniche e veterinari a domicilio.
1. Le funzioni indispensabili
Un software veterinario serve a tre cose: avere sempre sotto mano la storia clinica di ogni paziente, organizzare la giornata dello studio e chiudere la parte amministrativa senza doppio lavoro. In pratica, queste sono le funzioni da cui non si torna indietro:
- Anagrafica di proprietari e animali, con ricerca per nome, telefono e microchip.
- Cartella clinica con storico delle visite, allergie in evidenza, peso, esami e documenti allegati.
- Agenda con più veterinari, orari dello studio e promemoria degli appuntamenti.
- Referti, certificati e consensi in PDF con l'intestazione dello studio.
- Richiami vaccinali e controlli ricordati al proprietario, senza telefonate.
- Fatture con contributo ENPAV, IVA o regime forfettario e bollo calcolati da soli.
- Invio al Sistema Tessera Sanitaria dalle fatture, senza riscrivere nulla.
- Ruoli: veterinari, associati e segreteria vedono e fanno cose diverse.
- Backup ed esportazione completa dei dati, in formati che si aprono anche senza il programma.
2. Cloud o installato sul computer
| Software installato | Software in cloud | |
|---|---|---|
| Dove funziona | Sui computer dove è installato | Da qualsiasi browser: computer, tablet, telefono |
| Aggiornamenti | Da installare, a volte a pagamento | Automatici, per tutti |
| Backup | A carico dello studio | Fatti dal fornitore, più l'esportazione per lo studio |
| Visite a domicilio | Serve il portatile o non si consulta | Cartella e agenda sul telefono |
| Senza internet | Funziona | Serve la connessione |
Per la maggior parte degli ambulatori il cloud oggi è la scelta più semplice: niente server da mantenere, niente installazioni sui computer nuovi e la cartella clinica disponibile anche fuori dallo studio. Il software installato ha senso dove la connessione è davvero inaffidabile.
3. Quanto costa un software veterinario
I modelli di prezzo più diffusi sono quattro: licenza da pagare una volta, più l'assistenza ogni anno; abbonamento mensile o annuale, spesso per postazione o per veterinario; moduli a pagamento da aggiungere a una base (agenda online, invio al Sistema TS, app per i clienti); gratuito. Per confrontare davvero i costi chiedi sempre:
- quanto costa ogni utente o postazione in più;
- quali funzioni sono moduli extra, in particolare Sistema TS, promemoria e app per i clienti;
- quanto costa la migrazione dei dati dal programma che usi oggi;
- se l'esportazione dei tuoi dati è inclusa o si paga quando vuoi andare via.
4. Ambulatorio, clinica o veterinario a domicilio
| Chi sei | Cosa conta di più |
|---|---|
| Ambulatorio con un veterinario | Velocità: registrare un paziente in pochi secondi, chiudere visita, referto e fattura senza passaggi inutili. |
| Clinica con più veterinari | Agenda a colonne, ruoli diversi per veterinari e segreteria, intestatari diversi in fattura, compensi dei collaboratori. |
| Veterinario a domicilio | Tutto dal telefono: indirizzo in ogni appuntamento, il giro del giorno sulla mappa, fattura e referto dal posto. |
Un buon gestionale per cliniche veterinarie deve funzionare bene anche per il singolo veterinario: il giorno in cui arriva un collega, non devi cambiare programma.
5. Fatture e Sistema Tessera Sanitaria
Il veterinario comunica ogni anno al Sistema Tessera Sanitaria le spese pagate dai clienti privati, entro il 16 marzo dell'anno dopo il pagamento. Per queste prestazioni la fattura elettronica tramite SdI non si emette: si fa la fattura tradizionale, anche in PDF. Un software veterinario utile deve quindi:
- fare la fattura dalla visita, con cliente, animale e prestazioni già compilati;
- calcolare ENPAV, IVA e bollo e mettere la dicitura del forfettario;
- inviare i dati al Sistema TS con un pulsante e mostrare l'esito di ogni fattura;
- preparare l'export per il commercialista.
Vuoi vedere i conti? Prova il calcolo della fattura veterinaria e le scadenze del Sistema TS.
6. Cambiare programma senza perdere i dati
La paura più grande di chi cambia gestionale è perdere l'archivio. In pratica basta poco: quasi tutti i programmi esportano clienti e animali in un file Excel o CSV, e quel file si importa nel nuovo. Prima di scegliere, verifica due cose: che il nuovo programma importi da Excel e che, se un giorno vorrai andartene, ti lasci esportare tutto. Ecco come si importa in Vetroom.
7. Privacy, sicurezza e backup
- Dove sono i server: meglio nell'Unione Europea.
- Chi vede cosa: ruoli e accessi per ogni persona dello studio.
- Accesso con un account sicuro, senza password condivise in studio.
- Backup automatici del fornitore e esportazione completa per lo studio.
- Il contratto per il trattamento dei dati (GDPR) tra studio e fornitore.
8. Le 10 domande da fare prima di scegliere
- Quanto costa in tutto, con tutti gli utenti e i moduli che mi servono?
- Funziona dal telefono e dal tablet, non solo dal computer?
- Invia le spese al Sistema Tessera Sanitaria dalle fatture?
- Calcola ENPAV, IVA e bollo, anche in regime forfettario?
- Posso importare i miei clienti da Excel?
- Posso esportare tutti i dati quando voglio, senza pagare?
- Dove sono i server e chi fa i backup?
- Veterinari e segreteria hanno permessi diversi?
- I miei clienti hanno un'app per prenotare, ricevere i referti e i promemoria?
- Posso provarlo davvero, con i miei pazienti, prima di decidere?
9. Dove si colloca Vetroom
Vetroom è un software veterinario gratuito in cloud, per ambulatori, cliniche e veterinari a domicilio. Per correttezza, ecco cosa fa e cosa non fa ancora:
| Funzione | Vetroom |
|---|---|
| Cartella clinica, agenda, referti e consensi in PDF | Sì |
| Fatture con ENPAV, IVA, forfettario e bollo | Sì |
| Invio al Sistema Tessera Sanitaria | Sì, dalla Cassa |
| Richiami e promemoria automatici ai clienti | Sì, con l'app FurrFinder |
| Più veterinari, segreteria, compensi dei collaboratori | Sì |
| Veterinario a domicilio: giro del giorno e richieste di visita | Sì, senza commissioni |
| Importazione da Excel ed esportazione completa | Sì |
| Server nell'Unione Europea | Sì (Francoforte) |
| Fattura elettronica ad aziende ed enti (SdI) | Non ancora |
| Accesso | Con account Google |
| Costo | Gratuito |
Domande frequenti
Esiste un software veterinario gratuito?
Sì. Vetroom è un software veterinario gratuito in cloud: cartella clinica, agenda, referti, fatture e invio al Sistema Tessera Sanitaria, senza canone.
Che differenza c'è tra programma veterinario e gestionale veterinario?
Nessuna: software, programma e gestionale veterinario indicano lo stesso strumento per gestire pazienti, agenda, documenti e fatture dello studio.
Serve installare qualcosa?
Con un software in cloud no: si usa dal browser del computer, del tablet o del telefono. I software tradizionali invece vanno installati su ogni computer.
Qual è il miglior software veterinario?
Dipende da come lavori: un ambulatorio con un veterinario, una clinica con più colleghi e un veterinario a domicilio hanno esigenze diverse. Le 10 domande di questa pagina servono a confrontare i programmi sullo stesso piano.
Posso usare un software veterinario dal telefono?
Sì, se è in cloud e pensato anche per lo schermo piccolo. È indispensabile per chi fa visite a domicilio.